Datenschutzerklärung

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 1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung 

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) ist: 

Lavendel-Residenz GmbH Vertreten durch den Geschäftsführer Herr Dr. Andreas Gerl Elbestraße 2 14513 Teltow Telefon: 03328 333 0 Telefax: 03328 333 333 E-Mail: info@lavendel-residenz.de 

2. Datenschutzbeauftragter 

TAROX AG Dirk Tscholitsch Stellenbacher Straße 49-51 44536 Lünen Telefon: 0231 98 980 705 E- Mail: dsvgo@tarox.de 

3. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung 

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit den gesetzlichen Datenschutzvorschriften. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen. Im Rahmen unserer Tätigkeit als Pflegeeinrichtung werden teilweise auch besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet, insbesondere Gesundheitsdaten. 

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zu folgenden Zwecken:

• Durchführung der Pflege und Betreuung von Bewohnenden
• medizinische Versorgung
• Pflegedokumentation
• Abrechnung mit Kranken- und Pflegekassen
• Kommunikation mit Angehörigen und Betreuenden
• Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen
• Verwaltung der Einrichtung
• Bearbeitung von Anfragen über die Website

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung sind insbesondere:

• Vertragserfüllung
• gesetzliche Verpflichtungen
• berechtigte Interessen
• Einwilligung der betroffenen Person

Gesundheitsdaten werden ausschließlich verarbeitet, soweit dies zur Pflege, Behandlung oder Verwaltung der Einrichtung erforderlich ist.

5. Kategorien verarbeiteter Daten

Je nach Zweck können folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

Bewohnende:

• Stammdaten
• Kontaktdaten
• Gesundheitsdaten
• Diagnosen
• Pflegegrad
• Medikationsdaten
• Pflegedokumentation
• Versicherungsdaten
• Abrechnungsdaten

Angehörige und Betreuende:

• Name
• Kontaktdaten
• Beziehung zum Bewohnenden
• Betreuungsinformationen

Bewerber:

• Bewerbungsunterlagen
• berufliche Qualifikationen
• Kontaktdaten

Websitebesucher:

• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer URL
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage
• IP-Adresse

6. Empfänger personenbezogener Daten

Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur, wenn dies gesetzlich erlaubt oder erforderlich ist.

Empfänger können insbesondere sein:

• Kranken- und Pflegekassen
• behandelnde Ärzte
• Therapeuten
• Apotheken
• Krankentransporte
• Behörden und Aufsichtsstellen
• IT-Dienstleister
• Abrechnungsstellen

Alle externen Dienstleister werden sorgfältig ausgewählt und vertraglich zur Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet.

7. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Erfüllung der jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen.

Typische Aufbewahrungsfristen:

• Pflegedokumentation: bis zu 10 Jahre
• Abrechnungsunterlagen: bis zu 10 Jahre
• Bewerbungsunterlagen: 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens

8. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft
• Recht auf Berichtigung
• Recht auf Löschung
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an uns wenden.

9. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt.

10. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten gegen Verlust, Manipulation oder unbefugten Zugriff zu schützen.

Hierzu gehören unter anderem:

• Zugriffsbeschränkungen
• verschlüsselte Datenübertragung
• regelmäßige Datensicherungen
• Schulung unserer Mitarbeiter im Datenschutz

11. Datenerfassung auf unserer Website

Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in sogenannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:

• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer URL
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage
• IP-Adresse

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen.

Die Erfassung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Webseitenbetreiber hat ein berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Darstellung und der Optimierung seiner Webseite – hierzu müssen die Server-Log-Files erfasst werden.

Datenverarbeitung bei der Kontaktaufnahme

Wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen, verarbeiten wir Ihre Kontaktinformationen (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer) sowie den Inhalt Ihrer Anfrage, um Ihr Anliegen zu bearbeiten.

12. Cookies 

Unsere Website kann Cookies verwenden. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Sie dienen dazu, die Nutzung der Website zu erleichtern und bestimmte Funktionen bereitzustellen. Sie können Cookies jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers deaktivieren. 

13. Social Media 

Die Lavendel-Residenz unterhält Onlinepräsenzen auf sozialen Netzwerken, insbesondere Facebook und Instagram. 

Beim Besuch unserer Social-Media-Seiten können personenbezogene Daten durch die jeweiligen Plattformbetreiber verarbeitet werden. Dazu gehören beispielsweise Nutzungsdaten, Interaktionen, IP-Adresse oder Geräteinformationen. 

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung finden Sie in den Datenschutzrichtlinien der jeweiligen Plattformen. 

14. Kommunikation über Social Media 

Wenn Sie mit uns über Social Media Kontakt aufnehmen (z. B. über Kommentare oder Nachrichten), verarbeiten wir Ihre Angaben ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Bitte beachten Sie, dass die Plattformbetreiber ebenfalls Zugriff auf diese Daten haben können.

15. Foto- und Videoaufnahmen

Im Rahmen von Veranstaltungen oder Aktivitäten innerhalb unserer Einrichtung können Foto- oder Videoaufnahmen erstellt werden.

Eine Veröffentlichung erfolgt nur:

• mit ausdrücklicher Einwilligung der betroffenen Person
• oder des gesetzlichen Vertreters

Die Veröffentlichung kann erfolgen:

• auf unserer Website
• in sozialen Netzwerken
• in Informationsmaterialien

16. Datenschutzerklärung Hinweisgebermeldestelle

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Lavendel-Residenz GmbH
Uhlandstraße 137
10717 Berlin
E-Mail: info@lavendel-residenz.de

Und der Auftragnehmer:

TAROX AG
Stellenbachstraße 49–51
44536 Lünen
E-Mail: hsg@tarox.de

Beide Stellen verarbeiten die im Zusammenhang mit dem Hinweisgebersystem erhobenen personenbezogenen Daten im Auftrag eines Verantwortlichen gemäß Art. 28 DSGVO.Kategorien betroffener Personen

Das Hinweisgebersystem ermöglicht es jeder Person, einen Missstand in unserer Organisation zu melden, auch das mögliche Fehlverhalten einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters. Der gemeldete Sachverhalt kann Informationen über vom Fehlverhalten betroffene und andere Personen enthalten. Es werden daher drei Kategorien betroffener Personen verarbeitet: (a) Hinweisgeber, d.h. die meldenden Personen; (b) Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in unserer Organisation, die mit Ihren Verhalten möglicherweise gegen Regeln verstoßen haben; (c) weitere Personen im Zusammenhang mit dem gemeldeten Sachverhalt.

Kategorien verarbeiteter Daten und Zwecke der Verarbeitung

Im Rahmen des Hinweisgebersystems werden die folgenden Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet: 

Hinweisgeber: Umstände der Meldung (z.B. Zeitpunkt), ggf. Identität (z.B. Name) und ggf. Kontaktdaten (z.B. E-Mail-Adresse). Die Meldung, einschließlich der darin evtl. enthaltenen Informationen über den Hinweisgeber werden zum Zweck der Ermittlung des Sachverhalts, Klärung der Vorwürfe und der evtl. Abstellung von Fehlverhalten verarbeitet. Wenn Hinweisgeber ihre Identität angegeben, dann wird sie ebenfalls zur Ermittlung des Sachverhalts und Klärung der Vorwürfe verwendet, soweit das erforderlich Ihre ebenfalls freiwillig angegebenen Kontaktdaten dienen der Information über den aktuellen Stand der Bearbeitung. 

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: Identität (z.B. Name), Angaben zur Beschäftigung (z.B. Tätigkeitsbereich), mögliches Fehlverhalten und entsprechender Sachverhalt. Die Daten dienen der Ermittlung des Sachverhalts, Klärung der Vorwürfe und der evtl. Abstellung von (b) Weitere Personen im Zusammenhang mit dem gemeldeten Sachverhalt: Identität (z.B. Name) und weitere Informationen, die sich aus dem Gegenstand der konkreten Meldung ergeben. Diese Daten dienen ebenfalls der Ermittlung des Sachverhalts und Klärung der Vorwürfe.

Quelle der personenbezogenen Daten

Die im Zusammenhang mit einer Meldung verarbeiteten Daten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (b) und der weiteren Personen (c) stammen aus der Meldung des Hinweisgebers. Abhängig vom Einzelfall kann unsere Organisation für die Ermittlung des Sachverhalts und Klärung der Vorwürfe weitere Quellen einschließlich öffentlich zugänglicher Quellen heranziehen.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Hinweisgeber: Die personenbezogenen Daten der Hinweisgeber werden mit ihrer widerruflichen Einwilligung verarbeitet (Art. 6 1 lit. a DSGVO). 

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: Ihre Daten werden auf der Grundlage des überwiegend berechtigten Interesses unserer Organisation verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Das berechtigte Interesse liegt in der Bekämpfung von unter anderem Korruption, Interessenkonflikten, sexualisierter Gewalt, Verstößen gegen Wettbewerbsrecht, Arbeitsschutz, Datenschutz und andere Geheimhaltungspflichten. Die Daten werden zur Aufdeckung von Straftaten verarbeitet, wenn die Meldung tatsächliche Anhaltspunkte enthält, die den Verdacht begründen, dass eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter eine Straftat begangen hat, die Verarbeitung zur Aufdeckung erforderlich ist und das schutzwürdige Interesse der Betroffenen nicht überwiegt (§ 26 Abs. 1 2 BDSG). 

Weitere Personen im Zusammenhang mit dem gemeldeten Sachverhalt: Ihre Daten werden auf der Grundlage desselben überwiegend berechtigten Interesses unserer Organisation wie bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Aufbewahrung und Löschung der Daten

Personenbezogene Daten aus offensichtlich grundlos abgegebenen Meldungen werden unverzüglich gelöscht. In den begründeten Fällen werden sie für die Dauer der Beurteilung des Hinweises gespeichert. Wenn die Untersuchung ergibt, dass kein Fehlverhalten vorliegt, dann werden die personenbezogenen Daten des Hinweises zum Monatsende des dem Abschluss der Untersuchung folgenden Monats gelöscht. Wenn ein Fehlverhalten festgestellt wurde, dann werden die Daten für die Dauer der disziplinarischen oder gerichtlichen Maßnahmen und dem Ablauf von Rechtsbehelfsfristen aufbewahrt.

Datenübermittlungen an Dritte

Soweit es im Einzelfall zur Aufklärung des Sachverhalts erforderlich ist, leitet der Verantwortliche im jeweils erforderlichen Umgang personenbezogene Daten an Dritte weiter. Bei den Empfängern kann es sich um externe Rechtsberater, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Mediziner und andere Sachverständige handeln. Soweit sie nicht bereits einer eigenen beruflichen Geheimhaltungspflicht unterliegen, werden sie vom Verantwortlichen vorher zur Vertraulichkeit verpflichtet. Die Rechtsgrundlage für die Datenübermittlung ist das in Nr. 5 genannte berechtigte Interesse unserer Organisation.

Rechte der betroffenen Personen

Die Betroffenen haben das Recht auf Auskunft seitens des Verantwortlichen über ihre personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), auf Löschung (Art. 17 DSGVO), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Weiterhin können Hinweisgeber die Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), und beschuldigte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die weiteren im Zusammenhang mit dem gemeldeten Sachverhalt betroffenen Personen Widerspruch gegen die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einlegen (Art. 21 DSGVO). Die Rechte können schriftlich oder per E-Mail gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht werden.

Die Rechte können im Einzelfall dadurch eingeschränkt sein, dass die Identität von Hinweisgebern zu schützen ist oder das Recht des Verantwortlichen zur Aufklärung des Sachverhalts, der Sicherung von Beweisen und der Abstellung von Fehlverhalten vorgeht. Darüber hinaus kann die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen unserer Organisation oder möglicherweise geschädigter Dritter dienen, wodurch die oben genannten Rechte eingeschränkt sein können. 

Betroffene Personen können die Rechte gegenüber beiden Verantwortlichen geltend machen. Das Recht auf Auskunft wird von der Leu Rechtsanwaltsgesellschaft mbH erfüllt.

Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Sie können sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren.

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht
Dagmar Hartge
Stahnsdorfer Damm 77
14532 Kleinmachnow
Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Alt-Moabit 59–61
10555 Berlin
Eingang: Alt-Moabit 60

17. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich rechtliche Anforderungen oder unsere Datenverarbeitung ändern.

Die jeweils aktuelle Version ist auf unserer Website abrufbar.